在宅勤務でかかる経費は誰が負担する?テレワークの疑問はこれで解決!

新型コロナウイルス感染拡大による緊急事態宣言を受けて、テレワーク(在宅勤務)が導入された企業も少なくないと思います。
新型コロナウイルス騒動の前から在宅勤務規定が定められていて、既に導入済みだった会社はともかく、臨時的に急遽始めた企業やその従業員は、何かと戸惑うことも多いのではないでしょうか?

中でも、「在宅勤務でかかる費用は誰が負担するの?」「会社が費用負担する義務はあるの?」という部分、気になりますよね。

この記事では、テレワークに関する疑問のあれこれについて、簡潔にまとめたいと思います。

そもそもテレワークとは?

テレワークとは、インターネットなどのICT(情報通信技術)を活用した、場所にとらわれない柔軟な働き方で、勤務場所から離れて、自宅などで仕事をする働き方です。
テレワークは働き方によって、「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3つに分けられます。

テレワークのメリット

場所にとらわれない柔軟な働き方ができることによって、企業と従業員の双方にとってメリットがあります。

会社にとってのメリット
・従業員の育児や介護による離職を防げる
・従業員のワーク・ライフ・バランスの向上
・遠隔地の優秀な人材を確保できたり、雇用継続につながる
・災害時に事業を継続しやすくなる(自然災害発生時・感染症流行によるパンデミック時等)
・通勤費やオフィス維持にかかる経費を削減できる
・働き方変革による生産性向上
・企業イメージ・好感度アップにつながる  など
従業員にとってのメリット
・プライベートな時間が確保しやすい(家族と過ごしたり、趣味の時間が増える)
・仕事に対する意欲の向上
・集中力が増し、仕事の効率が良くなる
・自分で仕事を進めたり、管理する能力が身につく
・満員電車での通勤等のストレスがなくなる
・通勤にかかっていた時間を有効に活用できる  など

就業規則の整備は必要?

テレワークを導入する場合には、就業規則にテレワーク勤務に関して規定しておくことが必要です。
就業規則に直接規定する場合と、「テレワーク勤務規程」などという風に個別の規程を定める場合があります。
どちらの場合でも、所轄労働基準監督署への届出が必要となります。
尚、テレワーク時においても労働基準法などが適用されます。

ちなみに、従業員が常時10人未満の会社や個人事業の場合、法律的に就業規則を作成・届出する義務はありませんが、労使協定を結んだり、労働条件通知書で労働者に通知したりすることが必要です。

在宅勤務の規定・導入で注意すべきポイント

  • 労働条件を明示しなければならない
  • 労働日ごとの始業・終業時刻を確認し、記録しなければならない
  • 業績評価や人事管理の取扱いについて、丁寧な説明が必要
    ※通常のオフィス勤務と異なる取扱いとなる場合は、就業規則の変更が必要
  • 通信費等の費用負担について決めておくことが必要
    ※在宅勤務等を行う従業員に通信費や情報通信機器等の費用負担をさせる場合は、就業規則への規定が必要
  • 社内教育や研修制度に関する定めをする場合は、就業規則への規定が必要

 

テレワークで発生する費用は誰が負担する?

大前提として、在宅勤務で発生する費用負担については、あらかじめ労使で話し合って決定しなければなりません

業務にかかる経費は、会社が負担しなければならないというルールや義務が明確にあるのか?ということを調べてみましたが、「義務がある」とはどこにも記されていませんでした
厚生労働省が発表している「テレワーク導入のための労務管理等Q&A集」にも、費用負担について明確な基準やルールは記載されていません。(2020年5月 筆者調べ)

原則として、業務にかかる費用は会社が負担するべきではあります。
ただ、必ずしも会社が負担しなければならないというわけではないようです。

よって、費用負担額に関する取り決めは、会社によって異なります

そして重要なのが、従業員に通信費等の費用負担をさせる場合には、就業規則に規定する必要があるということです。これは労働基準法に規定されています。

在宅勤務をするとなると、インターネット環境は必須と言っても良いと思います。
そうなるともちろんパソコンは必要ですし、回線代や電気代もかかります。場合によっては開通工事が必要な場合もありますよね。
細かいことを言うと、エアコンをつければ電気代がかさみますし、水道代だってかかります。
文房具などの消耗備品も必要ですね。
細かい事まで考え出したら、勤務中はいろいろな費用がかかっていることに気付きました。

 

在宅勤務でかかる費用を会社が負担する場合、どのようなかたちで費用負担されるケースが多いのか、項目ごとにまとめます。

1パソコン本体や周辺機器

パソコン本体や周辺機器、携帯電話、スマートフォンなどの情報通信機器は、会社から貸与している場合が多いようです。
従業員の私物を使用するケースももちろんあります。
私物を使用する場合には特に、セキュリティ対策に要注意です。

2通信回線費用

携帯電話やノートパソコン、Wi-Fiルーターを会社から貸与することで会社負担としているケースが多いようです。
従業員の自宅にインターネット環境が整っており、それを利用する場合は、個人使用と業務使用の切り分けが困難なため、一定額を補助(会社負担)するケースもあります。

3水道光熱費

自宅で勤務するとなると、パソコンの起動やエアコンの電気代、水道料金も負担が生じますが、個人使用と業務使用分の切り分けが困難なため、一定額を補助する(在宅勤務手当等、一律の手当に含める)場合が多いようです。

4文具等の事務用品

こちらは会社経費で購入したものを事前に配布している会社が多いようです。
文房具くらいなら私物を使っても抵抗がない、という方も多いかもしれませんね。
従業員が立て替えてあとで精算する会社もあるようです。その場合は精算ルールの周知が必要ですね。

 

安心してテレワークを利用できるようにするためには、費用負担のありかたについて、あらかじめ労使で十分に話し合い、就業規則等で定めておくこと、そしてそれをしっかりと説明・周知することが重要ですね。

緊急・臨時的な在宅勤務の場合

新型コロナウイルス感染拡大防止の為、臨時に在宅勤務を行う会社も多いと思います。

臨時の対応で一時的な在宅勤務の場合には、
・外出自粛要請による在宅であること
・在宅勤務による費用の切り分けが困難なこと
・電話対応などのオフィス勤務時の業務が実質的に免除されていること
などの兼ね合いで、水道光熱費や通信費等は従業員負担となっている会社も多いようです。

コロナ禍の影響により、導入準備や制度が不十分なままで在宅勤務が始まり、混乱が生じている企業や従業員は少なくないと思います。

今後、本格的にテレワーク導入が進むことが考えられるので、社内規定や在宅勤務で行う業務内容等、整備していきたいですね。

 

テレワークの導入にあたっては厚生労働省の「テレワーク導入のための労務管理等Q&A」が参考になります。
この記事も、このQ&Aを参考にしてまとめました。
(参考)厚生労働省|テレワーク導入ための労務管理等Q&A集

テレワーク中の労災適用について

テレワーク中でも労災が適用され、業務と傷病に因果関係が認められれば給付がうけられます。

詳しくはこちらの関連記事にてまとめております。

 

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