会計書類を紙でなく電子データで保存するなら要確認！電子帳簿保存法

2020年11月12日 2021年12月13日 7分34秒

法人や個人事業主は、事業に関する書類や帳簿を作って記録した上で、保存しなければならないという義務があります。
しかし、帳簿書類の作成・保存には多大な手間や保管場所が必要です。

そこで、帳簿書類を電子的に保存することを認める制度「電子帳簿保存制度」があり、その内容を定めた法律が「電子帳簿保存法」です。

この記事では、電子帳簿保存法の概要や、電子保存するための要件等をわかりやすくまとめています。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法とは、国税関係帳簿書類を紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年に制定されました。その後何度か改正されていて、時代に合わせて規制が緩和されてきています。

関係する法律で「e-文書法」という法律があります。
これは、特定の文書・書類を電子的に保存することを認めた法律で、「e-文書法」が2005年に施行されたことに伴って「電子帳簿保存法」も改正され、国税関係書類の電子ファイル保存が認められるようになりました。

電子帳簿保存制度は、2019年度の税制改正でも一部の特例が創設されて、さらに2020年度の税制改正でも見直しがされました。

2020年10月からの改正のポイントとしては、タイムスタンプ要件（詳しくは後述します）が緩和され、制度を利用しやすいように変わってきています。

電磁的記録による保存とは、国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機（会計システムなど）を使用して作成する場合の保存方法（電子データ）です。

わかりやすい表現をすると、会計システムの利用等、パソコンで作成したデータを保存することです。

スキャナ保存とは、既存の紙媒体の証憑類などをスキャンして読み取る保存方法です。

2016年からは、スマホでの読み取りも認められています。

わかりやすい表現をすると、紙の書類をスキャンしてデータ化し保存することです。

証憑（しょうひょう）書類とは、取引の証拠となる書類のことで、領収書、請求書、納品書、注文書、仕入伝票、契約書、見積書など、取引を証明する書類はすべて証憑書類です。

現金出納帳、仕訳帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳などの帳簿書類や、貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算書類は、電子計算機（会計システムなど）を使用して作成した電子データのみが認められていて、スキャナー保存をすることは認められていません。

領収証、レシート、見積書、納品書、請求書、契約書などの「証憑書類」と呼ばれる書類は、電子データによる保存とスキャナー保存のどちらも認められています。

表にした方がわかりやすいと思うので表にしてみました。