請求書の電子化~PDFでの発行は法的に有効?注意点とメリットデメリット

近年、紙に印刷された請求書が郵送されてくる、ということが減ってきました。

誰もがその名を知っているような大企業でも、マイページにログインして請求書を閲覧したり、紙の請求書の郵送を希望する場合には別途料金が発生するようなところも多くなりましたよね。

請求書を電子化すると、請求書の発行作業で生じるコストを削減できたり、ペーパーレスで環境にもやさしいということで、電子化導入の動きが進んでいます。

大企業だけではなく中小企業でも請求書を電子化していく動きが加速しています。

この記事では、請求書を発行する側と 電子化された請求書を受け取る側の双方にとっての注意点や、メリット・デメリットをまとめます。

請求書の電子化・電子請求書とは

請求書の電子化とは
請求書の電子化とは、従来は紙で作成して郵便等で送っていた請求書を、PDF形式などの電子データで メール添付やファイル共有などの方法で送付することです。電子請求書とも言います。

今までは請求書といえば紙で発行されるのが当たり前でしたが、e-文書法や電子帳簿保存法によって多くの書類が電子化可能になり、請求書も電子化する動きが進んでいます。

メールでの請求書のやり取りでは、複製がしにくいPDF形式の請求書を送付するのが一般的です。

e-文書法とは
2004年11月制定、2005年に施行された「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」等の総称であり、紙で保存する必要があったものを、紙媒体だけではなく スキャンして電子化した文書ファイル(電磁的記録)でも保存できるようにした法律です。電子文書法とも呼ばれています。
実際に電子化するにあたっては法令要件を満たすことが必要です。
電子帳簿保存法とは

国税庁が管轄する法律で、正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。会計帳簿や国税関係書類を電子化して保存することが認められ、その規定が定められているものです。
電子帳簿保存法によって国税関係書類を電子データで保存したい場合は、事前に税務署に申請しなければなりません。

電子化した請求書は法的に有効なのか?

PDF等、電子化された請求書は法律的に有効なのか?ということが気になりますよね。

結論から言うと、PDF等の電子データで請求書を発行することは問題なく、双方が請求を認識してやり取りができていれば、法律上にも有効です。請求書は、双方のやり取りの証明となるものであり、紙であろうが電子データであろうが何も問題はありません。

税務調査等があって事実確認が必要なときには、電子データで請求書が存在していて、確認できる状態であれば問題にはなりません。

PDFで請求書を発行する場合、印鑑はどうするのか?

法律上、請求書に印鑑が必要とは定められていません
押印のない請求書を発行しても、当然受け取った側には支払い義務は発生します。

しかし多くの場合、請求書には印鑑が押されています。これは偽造を防止し信頼度を増したりトラブルを避けるための押印であることが多いです。

会社によっては印鑑が押されていない請求書は受付けられず、経理処理ができないという規定がある場合もあるようです。

このような場合や相手先から押印を求められた場合には、一度請求書を印刷して捺印した後にPDF化するなどのひと手間が必要になるかと思います。

電子印鑑に対応したWeb請求書発行システムもあります。

請求書の電子化によるメリットとデメリット

PDF等の電子データで請求書を送付することは問題ありませんが、請求書を送付する側と受け取る側で、それぞれ留意点があります。メリットデメリットについてもまとめていきます。

請求書を発行する側

✔ 請求書をPDFなどの電子データで送付することは、法律的には何も問題ありません。
✔ 税務調査などで事実確認が必要な場合でも、電子データが存在しており確認できる状態であれば問題ありません。

メリット

  • 紙・インク・封筒などの印刷代、切手代などの郵送費のコスト削減
  • 請求書の印刷、封筒準備、郵送する工程の手間がはぶける
  • 郵便事故による不達の心配がない

デメリット

  • メール添付で送る場合は、誤送信をしてしまうリスクがある(※これは紙の郵送でも同じ)
  • メールで送る場合、セキュリティが万全でなければ、通信データが盗まれたり悪用される可能性がある
  • Web請求書発行システムソフトやクラウド請求書発行システムを使用する場合は、システムの導入コストがかかる

留意点

  • 送り先にとってもメリットがあるのかを考慮する。⇒得意先等によっては、相手企業に一言断りを入れ、状況に合わせて対応する等の配慮が必要となることも。
  • 社内ルールで紙で保管しなければならない場合、電子請求書を印刷して保管することになるので、結局手間とコストがかかる。

受け取る側は制約が多く、電子化された状態では保存できないというケースが多くあります。そのため、受け取る側は逆に手間が増える可能性があることも留意しておきましょう。

 

請求書を受け取る側

メリット

  • 必要な時にすぐに請求書を受け取れる
  • 郵便事故の心配がない
  • 請求データの管理がしやすくなり、過去の請求データの閲覧も容易になる
  • 電子データは紙と違って保存スペースをとらない
  • リモートワークへの移行がスムーズになる

デメリット

  • 電子請求書を受け取る側は、e-文書法と電子帳簿保存法で定められた要件を満たしていなければ、PDF等の電子データで請求書を受け取っても、印刷して紙で保存しなければならない 紙で受け取るよりも手間とコストがかかる

留意点

  • 電子請求書を受け取る側が電子データで請求書を保存する場合には、e-文書法と電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要があり、電子保存を開始する3ヶ月前までに税務署長に承認申請書を提出する必要がある

 

まとめ

請求書を発行する側が請求書を電子化しPDF等で発行することはすぐにでも移行可能ですが、受け取る側がそのまま電子データで保存するとなると簡単にはいかず、すぐには移行できません。

電子帳簿保存及びスキャナ保存の承認を受けようとする保存義務者は、原則として帳簿の備付開始日等の3月前までに承認申請書を提出することが必要です。

電子データは紙の書類よりも改ざんしやすいため、保存形式にも様々なルールがあります。

 

請求書をPDFで送る企業は着実に増えていっており、発行する側にはメリットが大きいですが、受け取る側は制約が多く、電子データのままでは保存できない場合が多いために結局印刷して紙で保存する必要があり、逆に手間が増える可能性があることも留意しておく必要があります。

それでも、発行する側のメリットは大きく、テレワークの拡大や環境問題への配慮等の観点から、請求書の電子化は今後ますます広がっていくのではないかと思います。

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