源泉徴収票は保存が必要？義務？保管期間は？

年末調整も終わりほっと一息ついているころに突如疑問に思ったこと。「源泉徴収票って保管義務があるのか？」

この記事では、源泉徴収票の保管義務について調べた結果をまとめます。

源泉徴収票の会社での保管義務はない

結果から言うと、源泉徴収票の保管を明確に義務付けている文はなく、保管期間も定められていないようです。

そもそも源泉徴収票は、源泉徴収義務者（会社や事業主）が、税務署への提出用と受給者交付用（従業員に渡すもの）の2つを作成し、それぞれ原本を提出します。

つまり原本は会社には残りませんし、そもそも会社控え用はないのです。

会社で保管するためには、データを保存しておくか、コピーをとっておくかということになりますね。

社員（個人）の保管義務は？

会社から発行された源泉徴収票は、従業員個人にとっても保管義務はありません。

ただし、ローンを申し込んだりする際に源泉徴収票の提出を求められることがありますので、手元に保管しておくと安心です。

もしも紛失してしまった場合は、会社に再発行を依頼することができます。

源泉徴収票の再発行を求められたときの対応

従業員から源泉徴収票の再発行を求められた場合、会社は従業員に再度源泉徴収票を発行しなければなりません。

そのときに、社内に発行済みの源泉徴収票を保存していればすぐに再発行することができます。そういった意味では保存していると便利かもしれません。

源泉徴収簿は保存が必要

源泉徴収票を作成するための元となる「源泉徴収簿」は保存が必要です。

これは7年間の保存が義務付けられている、国税庁が定める「帳簿」にあたります。
その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間の保存が義務となっていますので、しっかりと保管しておく必要があります。

「源泉徴収票」と「源泉徴収簿」、なまえが似ているので混同しないようにご注意ください。

給与所得者の扶養控除等申告書等も7年間の保存が必要

年末調整の際に従業員が会社に提出する「扶養控除等申告書」等の申告書（下記 *1 参照）については、源泉徴収義務者（会社や事業主）が保存することが義務となっています。

保存期間はその申告書等の提出期限の属する年の翌年1月10日の翌日から7年間です。

参考ページ：No.2503 給与所得者の扶養控除等申告書等の保存期間｜国税庁

これらの書類は、税務署から求められたときにすぐに提出することができるよう管理しておく必要があります。