これで解決!いつもわからなくなる 書留と特定記録の違い【図解】

電子化が進んでいるとはいえ、まだまだ紙文書の出番は多く、郵便をだす機会もたくさんあります。

気軽な普通郵便を利用することがほとんどですが、普通郵便だとたまに紛失や不着といった郵便事故に遭うことがあるのも事実…。

普通郵便には追跡サービスや紛失時の事故補償はないので、大事な書類を送るときや「追跡できるようにしたい」「確実に相手に届けたい」などのシーンでは、普通郵便以外のサービスを利用することになります。

ところで・・・

”書留”と”特定記録”の違い、本当にちゃんとわかっていますか?

私はいつも悩むのです。
「この場合、特定記録?書留?いや、簡易書留で良いかな?」
そしていつもわからなくなるのが、「この3つって何が違うんだっけ?」

もう悩まない!迷いたくない!

なので表にまとめてみました。

特定記録と簡易書留・一般書留の違い

普通郵便 特定記録 簡易書留 一般書留
補償 なし なし あり(上限5万円) あり(上限)
追跡サービス なし あり あり あり
配達(授受)方法 郵便受へ投函 郵便受へ投函 手渡し&受領印 手渡し&受領印
記録 なし 引受のみ(受領証発行) 引受・配達のみ 引受→通過局→配達
土日祝の配達 なし なし あり あり
配達日・時間帯希望再配達 - - あり あり
利用料金 定形郵便物・定形外郵便物の料金は重量制 基本料金+160円 基本料金+書留の加算料金 基本料金+書留の加算料金

特定記録

郵便物やゆうメールの引受けを記録するサービスです。配達の際は受取人さまの郵便受箱に配達します。

書留

引き受けから配達までの郵便物等の送達過程を記録し、万一、郵便物等(ゆうパックを除きます。)が壊れたり、届かなかった場合に、原則として差し出しの際お申し出のあった損害要償額の範囲内で、実損額を賠償します。

速達、書留、特定記録、配達証明、内容証明などはすべて
定形郵便物・定形外郵便物のオプションサービスです!

もう迷わない!郵便オプションサービスの選びかた

特定記録と書留のサービスの違いがわかったところで、どんな場面でどのサービスを利用したらよいのか?選び方をまとめてみました!

普通郵便 ・補償も追跡も不要で、なるべく費用をかけずに気軽に送りたいとき。

・配達日数に余裕があり(急ぎの郵便ではない)、土日祝に届けられなくても構わないとき。

普通郵便は土日祝は配達されません。

速達 急いでいるとき。
特定記録 ・便物等を差し出した(引き受け)記録を残したいとき。

送り先の郵便受への配達なので、配達の記録(受領印)はされないので注意。自分が郵便をだしたことのみ記録されます。

簡易書留 ・無事に配達されたかを追跡したいとき。

・土日祝も配達してほしいとき。

・上限5万円までの実損額賠償で充分なとき。

引き受けと配達のみの記録で、通過局までは追跡できないので注意。すべての配達過程を記録・追跡したいときは一般書留にしましょう。

一般書留 貴重品や重要なものを送るとき。

・土日祝も配達してほしいとき。

・引受けから通過局、配達までのすべて過程の記録と追跡をしたいとき。

・郵便物が壊れたり届かなかった場合の賠償をつけたいとき(最大500万円までの実損額)。

一般書留には必要に応じて「配達記録」「内容証明」をつけることもできます。

現金書留 現金を送るとき(専用封筒)

 

どのサービスを使って送るかは、下記のポイントを基準にして選択すると良いと思います。

貴重品や重要な書類かどうか?

重要書類など確実に相手に届けたいものは、普通郵便ではなく特定記録か書留で送ると安心です。

書留は土日祝でも配達されますが、特定記録は土日祝は配達されないのでその点も考慮します。

相手の受領印をもらうか、郵便受けへの投函か

送り相手に手渡し・受領印をもらい、確実に届けたいのか?郵便受けへの投函でよいのか?というのもポイントになります。

相手に直接手渡しで届けてほしいなら書留を、郵便受けへの投函でのお届けで構わないのであれば特定記録を選択すると良いでしょう。

追跡サービスが必要かどうか?補償が必要か?

追跡サービスが必要かどうか?

追跡をしたい場合は普通郵便ではなく特定記録か一般書留・簡易書留で送りましょう。
簡易書留は引き受けと配達のみの記録となるので、引受けから通過局、配達までのすべて過程の記録と追跡をしたい場合は、一般書留を利用します。

万一の事故(破損や届かなかったとき)の補償が必要かどうか?

補償が必要な場合は、一般書留か簡易書留で送ります。
簡易書留は一般書留に比べて料金が割安な分、賠償額の限度額は一般書留よりも低く、原則として5万円までの実損額となります。

 

郵便・荷物配達のサービスは、定形郵便・定形外郵便の他にも、レターパック、ゆうメール、クリックポスト、スマートレター、ゆうパックなどたくさんの種類があって、どれが最適なのか迷いますよね。

これらのサービスの違いについては、こちらの記事でまとめています。

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